16 oktober 2025
Van Excel naar AFAS: Hoe je finance processen écht digitaliseert
Veel financiële afdelingen gebruiken nog dagelijks Excel, zelfs wanneer AFAS al als ERP-systeem is geïmplementeerd. Excel voelt vertrouwd, flexibel en snel. Toch brengt het structureel blijven werken met Excel risico’s met zich mee. Denk aan foutgevoeligheid, inefficiëntie en een gebrek aan inzicht.
In deze blog leggen we uit waarom Excel vaak blijft hangen, wat de risico’s zijn, en hoe je met een goed ingericht AFAS-systeem écht kunt digitaliseren. Daarbij laten we zien hoe Optimo organisaties ondersteunt bij het optimaliseren van hun financiële processen.
Waarom Excel blijft hangen – zelfs met AFAS
Hoewel AFAS veel mogelijkheden biedt om processen te automatiseren, zien we in de praktijk dat Excel vaak als ‘vangnet’ blijft bestaan. Dat heeft verschillende oorzaken:
- Excel is vertrouwd: Finance professionals kennen het programma door en door en kunnen er snel mee werken.
- AFAS is niet optimaal ingericht: Wanneer het systeem niet goed aansluit op de dagelijkse praktijk, ontstaan er gaten die met Excel worden opgevuld.
- Onbekendheid met AFAS-functionaliteiten: Denk aan workflows, signalen en rapportages die niet volledig benut worden.
- Beperkte adoptie: Zonder goede begeleiding en training blijft de overstap naar AFAS oppervlakkig.
De risico’s van blijven werken met Excel
Hoewel Excel handig is, brengt het ook risico’s met zich mee:
- Fouten door handmatige invoer
- Geen versiebeheer of audit trail
- Beperkte samenwerking en inzicht
- Tijdverlies door dubbel werk
Voor organisaties die willen sturen op betrouwbare data en efficiënte processen, is dit een serieus knelpunt.
Wat betekent ‘echte digitalisering’ van finance met AFAS?
Digitalisering gaat verder dan het vervangen van Excel. Het betekent:
- Geautomatiseerde processen zoals facturatie, boekingen en rapportages
- Eén centrale bron van waarheid in AFAS
- Real-time inzicht via dashboards en rapportages
- Standaardisatie en governance door workflows en autorisaties
Hoe AFAS dit mogelijk maakt – mits goed ingericht
AFAS biedt krachtige tools, maar die moeten goed worden ingezet. Denk aan:
- Procesgericht inrichten: Start bij de behoefte van de finance-afdeling.
- Slim gebruik van InSite en OutSite: Voor interne en externe communicatie.
- Automatisering via signalen en workflows: Minder handwerk, meer controle.
- Rapportages en analyses: toegespitst op jouw behoeften zodat je deze ook echt gebruikt.
Optimo als AFAS-partner
Optimo ondersteunt organisaties bij het optimaal inzetten van AFAS voor finance. We combineren diepgaande kennis van het systeem met ervaring in financiële processen. Onze aanpak:
- Analyse van huidige werkwijze
- Optimalisatie van inrichting en processen
- Training en begeleiding van teams
- Maatwerk en koppelingen waar nodig
Bij Optimo geloven we dat AFAS niet alleen een systeem is, maar een strategisch hulpmiddel om finance te versterken.
Praktische tips voor financieel managers
Wil je Excel écht achter je laten? Begin dan met deze stappen:
- Breng in kaart waar Excel nog wordt gebruikt en waarom
- Betrek finance actief bij de inrichting van AFAS
- Investeer in training en adoptie
- Laat je ondersteunen door een partner met finance-expertise
Tot slot
Excel heeft zijn waarde bewezen, maar met een goed ingericht AFAS-systeem en de juiste begeleiding kun je als financieel manager écht stappen zetten richting digitalisering.
Benieuwd waar jouw organisatie staat in deze transitie? Neem contact op met Optimo voor een vrijblijvende ERP-scan. Samen zorgen we ervoor dat jouw finance-afdeling klaar is voor de toekomst.